El sistema de archivos español y los archivos de la Administración Local

Un sistema es un conjunto de normas, instituciones, personal y recursos que sirven para una actividad común.

Las normas comienzan a aparecer en el siglo XIX, pero no hay Leyes de Archivos. Hay reglamentos, normas de organización de archivos, pero no hay normas generales.

En el siglo XIX, surge el profesional de archivos. Se crea el Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios del Estado. Se empieza a distinguir entre archivos históricos y archivos administrativos.

Aparece la enseñanza específica. Se vinculan por primera vez los archivos al Ministerio de Cultura. El sistema comienza a cristalizar entre 1944 y 1978. El responsable político será el Ministerio de Educación y Cultura. Habrá una Dirección General y una serie de instituciones técnicas.

Situación legal

Hasta 1978, tenemos la Inspección General de Archivos. La situación estaba así:

Organos Políticos:

1) Subdirección General de Archivos.
2) Ministerio de Cultura.

Organos Técnicos:

1) Centro de Información Documental de Archivos.
2) ICROA: Instituto de Conservación y Restauración.
3) Inspección General de Archivos.

Archivos:

1) Generales.

a) Corona de Aragón.
b) Simancas.
c) Indias.
d) Histórico Nacional.
e) General de la Administración.
f) Patrimonio Nacional.

2) Regionales.

a) Galicia.
b) Valencia.
c) Mallorca.
d) Cervera.
e) Navarra.

3) Distrito.

a) Chancillería de Valladolid.
b) Chancillería de Granada.

4) Provinciales.

5) Administraciones.

a) Central (Ministerio).
b) Local (Diputaciones y Ayuntamientos.

Tipos de Archivos

El 27 de diciembre de 1978 se aprueba la Constitución. Crea un elemento nuevo: el Estado de las Autonomías. Todo lo que se refiere a Patrimonio puede ser administrado por las Comunidades Autónomas. Todo lo que se refiere a Patrimonio Cultural, se administra por las autonomías. Las autonomías tienen la obligación de favorecer la investigación. La Constitución obliga a abrir la administración al administrado. Va a dar lugar a una descentralización. Se hace a través de los Estatutos de Autonomía y en todos los Estatutos de Autonomía se reconoce como obligatorio, la administración de sus archivos.

En realidad va a haber varios subsistemas. Todas las autonomías tienen su legislación de archivos y sus subsistemas. No hay coordinación entre sistemas autonómicos y estatales. Hay grandes diferencias entre las distintas comunidades autónomas. Hay una atención general a los archivos.

Hay diferencias en el nivel legislativo. Cada autonomía ha legislado con objetivos distintos. Se ha legislado para archivos y patrimonio. Todas las Comunidades Autónomas, han copiado los vicios de la Ley de Patrimonio de 1985.

Todas han creado Leyes de Archivos distintas. Se transfieren todos los archivos históricos provinciales. La titularidad es del Estado y la Administración es de la Comunidad Autónoma.

Andalucía es la primera Comunidad Autónoma con Ley de Archivos. Crean una serie de archivos de carácter administrativo. Administran los Archivos Histórico Provinciales y la Chancillería de Granada. Incluyen archivos de titularidad local, universidades y de titularidad privada. Integran dentro de su sistema, todo tipo de archivos.

El Ministerio de Cultura, varia muy poco su contexto y sus funciones. Siguen aprobando normativas de archivos. Crean la Ley de Patrimonio de 1985, que obliga a todo el Estado.

Cada sistema autonómico, se ha desarrollado de forma diferente. La Ley Estatal de calificación de documentos, se crea en 2000, pero la Ley catalana, se crea en 1992.

Los fondos de archivos de la Administración Local

Los archivos de la Administración Local, han cambiado el referente. Ahora se basan en la legislación autonómica. Son totalmente autónomos. Dependen de su institución. Aparecen como parte integrante de la red de archivos de la Comunidad Autónoma. En ningún caso, la autonomía ha reglamentado las formas de intervención ni el funcionamiento general de los archivos. La única relación que tiene el archivo local con su Comunidad Autónoma, es la política de subvenciones.

Ambos sistemas archivísticos, Nacional y Autonómico, han creado muchos archivos, pero falta mucho para coordinar los sistemas entre sí y los documentos en las instituciones. Todo esto emana de cultura, tanto en el Estado, como en las Autonomías.

Concepto de Archivo Municipal

Archivo es un conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos por las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entiende por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

Esta definición es la oficial, pero no funciona para un archivo municipal. Para el primer elemento si funcionaría. El archivo municipal se crea para la gestión administrativa en el siglo XII. El archivo municipal, no es una institución cultural, es un servicio central de la administración.

El archivo municipal según la definición que dio Lliset en los años 70, es un archivo general de la administración municipal encaminado a la conservación de los documentos recibidos en la entidad o producidos por la misma encaminado a informar a las autoridades y funcionarios propios, a otros organismos o al público sobre hechos pretéritos relacionados con la administración municipal. Y está encaminado fundamentalmente a proporcionar un eficaz medio de conocimiento y control de dicha actuación.

Definición y Funciones

El archivo municipal es el servicio general de la gestión municipal. Sus objetivos son:

1) La conservación de los documentos producidos y recibidos en la entidad.
2) Informar a las autoridades y funcionarios propios.
3) Informar a otros organismos administrativos y a los ciudadanos.
4) Informar de cualquier actuación municipal que se refleje en los documentos.
5) Control y conocimiento de la información.
6) Mejorar la gestión administrativa municipal,
7) Asegurar los derechos jurídicos de la corporación.
8) Asegurar los derechos jurídicos de los ciudadanos.
9) Conservar la documentación para hacer historia.

La primera acción está relacionada con el control de la gestión administrativa. El archivo municipal va a participar en la gestión administrativa de los documentos. Parten de las directrices para organizar los archivos de oficina. Estudia e identifica las series documentales que se están produciendo, hace el estudio previo de valoración.

Propone las plazos de transferencia, selección, eliminación o conservación. Tiene que diseñar un sistema de organización y descripción que permita la recuperación rápida de las unidades documentales.

Hay que recuperar la documentación muy rápidamente. Es un sistema preciso de organización y descripción.

Tiene la obligación de conservar documentación para la historia del municipio. También tiene la obligación de la difusión de los fondos.

Sus documentos interesan a todos los habitantes de la ciudad. Es un archivo central, público, local, abierto, de gestión, intermedio e histórico.

Las funciones del archivo municipal son:

1) El archivo municipal es la dependencia que organiza los archivos de oficina mediante sistemas que se extienden a todas las oficinas.

2) Colabora en la creación de bases de datos documentales y de tesauros del Ayuntamiento.

3) Tiene que dar a las dependencias las pautas de descripción automatizada.

4) El archivo organiza sus propios documentos: los describe, clasifica, instala, etc.

5) El servicio debe conservar los documentos para difundirlos.

6) Debe controlar y colaborar en la gestión administrativa del Ayuntamiento, en el diseño de la gestión de documentos.

7) Definir los tipos y series documentales que se están produciendo en el archivo porque para poder desarrollar un proyecto de archivo hay que saber que se está produciendo pero también poseer criterios de evaluación y selección de documentos.

8) Respecto a la difusión, realizar visitas, exposiciones, etc.

9) Debe haber una colaboración con los organismos encargados de la conservación y divulgación del patrimonio documental de la ciudad. Se deben formar equipos para distribuir fuentes que no estén en los archivos municipales.

¿Que tipo de archivo es un archivo municipal? ¿Cómo lo calificaría?

1) Es un archivo público, atendiendo a la titularidad de los documentos. Es además de administración local.

2) En función de la edad de los documentos que custodia es un archivo central porque contiene documentos de más de cinco años que todavía conservan carácter administrativo, intermedio, porque contiene documentos de más de 15 años que casi han perdido su valor administrativo, y finalmente histórico.

3) Según los soportes y clase de documentos: el 90% de la documentación son documentos textuales pero también hay un 10% como mínimo de documentos gráficos.

4) Pueden incluirse también como archivos temáticos según recojan o no documentos sobre un tema determinado.

La clasificación de los archivos en el antiguo régimen. Siglos XII-XVII

Antes de hablar de la clasificación en los archivos municipales, es necesario saber que tipo de órganos existían en el gobierno municipal y cuáles eran sus funciones.

En los siglos XI, XII y XIII el órgano de gobierno fundamental es una asamblea general compuesta por todos los vecinos en el llamado Concejo Abierto en que todos los vecinos deben acudir a las asambleas. Lo que se decide se ejecuta sin pasar por el papel.

A partir del siglo XV van desapareciendo las asambleas sobre todo en las grandes ciudades. El rey intentará controlar el gobierno municipal y decide que la representación municipal esté en una serie de personas elegidas por él. Son los llamados regidores.

Estos se reúnen en el Pleno municipal para deliberar y decidir como se gobierna la ciudad. Habrá una mayor necesidad de pasar por escrito las decisiones.

El regimiento se instaura a partir de 1345 con Alfonso XI en Valladolid, Burgos y León. El Regimiento es un órgano de gobierno formado por los regidores. El cargo es hereditario.

Deciden sobre:

1) Todo lo que se refiere a la administración territorial del ayuntamiento.
2) Lo que tiene que ver con el orden público municipal.
3) Lo que se refiere a los servicios militares al Estado.
4) Lo que tiene que ver con la economía de la población.
5) Organización del espacio urbano.
6) Seguridad de los abastos.
7) Canalización de las celebraciones públicas.
8) Control de la sanidad y beneficencia municipal.
9) Administración de la hacienda municipal.

A veces solo tienen voz, pero muchos producen documentación:

Cabildo de jurados. Organo colectivo que representa a la comunidad. Vigilan las actividades del regimiento.

Alcaldes. Normalmente son regidores y sino, son dos representantes de la ciudad. Tenían como misión juzgar a los vecinos.

Sesmeros y procuradores de pecheros. Representantes del pueblo. Solo tienen voz para intervenir en el pleno.


A partir del siglo XV aparece una nueva figura en el gobierno local. Es el corregidor, oficial real de la Administración Central, es enviado a los pueblos para vigilar el gobierno local y para presidir los ayuntamientos. Se encarga de presidir los plenos en las ciudades donde existen. Da cuenta siempre al gobierno central, donde el Consejo de Castilla será la institución que vigile la Administración Local.

En el siglo XVIII este tipo de organización administrativa se hace general para toda España por los Decretos de Nueva Planta. Se crean los diputados del común y los síndicos personeros. Los diputados del común son los oficiales elegidos directamente por la población para participar en los plenos. Son representantes directos del pueblo.

El síndico personero es el magistrado que tiene que informar antes de decidir sobre cualquier nuevo impuesto.

En el siglo XIX se hereda la Administración de modo diferente, pues con las Cortes de Cádiz esto cambiará en cierto modo:

1) Desaparecen los regimientos.
2) El Gobierno local está desempeñado por:

a) Alcaldes.
b) Pleno del ayuntamiento formado por los Concejales.
c) Se conservan los cargos de escribano y secretario del ayuntamiento.
d) El mayordomo se convierte en el tesorero depositario.
e) Aparecen juntas y comisiones especiales.

Los ayuntamientos durante los siglos XIX y XX conservan gran parte de sus atribuciones. Van a perder autonomía y hay funciones que no van a ejercer.

Los cuadros de clasificación clásicos: estructuras y criterios de elaboración

Los primeros principios para organizar los archivos tienen mas que ver con las materias que con las funciones y actividades. También se emplean las categorías diplomáticas de los documentos. Mas adelante se intenta clasificar incluyendo los órganos productores mezclándolos con las materias y las categorías diplomáticas.

A partir del siglo XIX se van a profesionalizar los archivos municipales más importantes. Estos archiveros profesionales van a publicar sus clasificaciones. Empiezan a aparecer los primeros cuadros de clasificación propiamente dichos. El primero publicado fue el de Facundo Porras Huidogro en Madrid en 1830. Distingue cuatro clases o secciones:

1) Autoridad.
2) Propiedad.
3) Administración.
4) Personal.

Otro teórico importante sería Martínez Alcubilla que redacta un Diccionario de la Administración Española que empieza a publicarse a mediados del siglo XIX y continua hasta 1917.

José Velázquez Sánchez divide los fondos documentales en dos partes:

1) Hasta 1808 sección histórica.
2) De 1808 a 1864 sección administrativa.

Muchas de las funciones e instituciones municipales se mantienen por lo que no hay razón para hacer una clasificación diferente. En Barcelona se creó un archivo histórico con toda la documentación existente hasta 1830.

En Madrid Timoteo Domingo crea tres secciones únicas funcionales:

1) Autoridad.
2) Patrimonio.
3) Administración.

Francisco Abella, que escribe un manual muy importante de derecho administrativo provincial y municipal, sigue manteniendo la división cronológica en 1812. Su manual es el que se utiliza durante mucho tiempo por parte de todos los archiveros.

La creación de modelos de clasificación

Hay muchos modelos. Lo importante es que se intenta crear un cuadro de clasificación marco para todos los ayuntamientos. La primera vez que se va a plantear es en el Congreso de Elche en 1982.

En este congreso, el grupo de Madrid, propone un cuadro de clasificación. También se publican otros de otras autonomías.

En el de Madrid había secciones. Las principales eran tres:

1) Gobierno.
2) Administración.
3) Hacienda.

Empiezan a progresar estas clasificaciones funcionales y temáticas. Las cinco secciones primarias fueron:

1) Órganos de gobierno.
2) Secretaría.
3) Intervención.
4) Depositaria.
5) Elecciones.

Todas las secciones eran parecidas en los distintos cuadros, pero el nivel estaba mal hecho, las relaciones no estaban bien hechos.

Se inició la Mesa para la Clasificación de Archivos Municipales en 1988 con profesionales de toda España para crear un marco de clasificación útil para todos los archivos.

Al final se creó un marco para empezar a trabajar en una clasificación de archivos municipales a nivel de sección y subsección. Se hace desde el punto de vista funcional, porque las funciones se comparten pero los órganos cambian de unos ayuntamientos a otros.

Modelo de clasificación:

1.00 Gobierno.
1.01 Concejo Ayuntamiento Pleno.
1.02 Alcalde corregidor.
1.03 Comisiones de Gobierno.
1.04 Comisiones Informativas.

1.00 Administración.
1.01 Secretaría.
1.02 Registro.
1.03 Patrimonio.
1.04 Personal.
1.05 Servicios Jurídicos.
1.06 Contratación.
1.07 Archivo.

1.00 Servicios.
1.01 Obras y urbanismo.
1.02 Servicios agropecuarios.
1.03 Abastos y mercados.
1.04 Transporte.
1.05 Seguridad ciudadana.
1.06 Sanidad.
1.07 Beneficencia y Asistencia Social.
1.08 Educación.
1.09 Cultura.
1.10 Deportes.
1.11 Población.
1.12 Quintas.
1.13 Elecciones.

1.00 Hacienda.
1.01 Intervención.
1.02 Financiación.
1.03 Tesorería.

El Pleno

En Gobierno están los órganos de gobierno colegiados. Dentro de estos está el pleno, que es un órgano colectivo que tiene la máxima autoridad municipal. Sin el acuerdo del pleno no se puede hacer nada. Por eso es el órgano de gobierno más importante.

Se tiene que reunir una vez por semana. Es obligatorio desde le siglo XV. Los documentos que genera son:

DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS. Se refieren a la creación, ampliación y reforma del término municipal y a la organización político administrativa del concejo. Normalmente se generaban fuera de la institución, pero lo recibía el pleno.

Fueros. Son privilegios reales concediendo territorios. Emanan de la corona pero alteran la jurisdicción municipal. Pasa por tres estados: la ciudad pide la creación del documento, el ayuntamiento hace la petición y el rey lo concede.

Cartas de hermandad. Reflejan compromisos políticos entre dos o más Concejos o ayuntamientos. Normalmente tenían que ver con la defensa de las ciudades y aparecen a partir del siglo XII. Se encuentran en ciudades entre el Duero y el Tajo.

Cartas de Amojonamiento. Indican los límites negociados de un pueblo con otro.

Expediente de Constitución. Se incoan para formar oficialmente el gobierno municipal. Cada cuatro años se genera un expediente de constitución, siempre después de unas elecciones. Se inicia con un decreto de la Alcaldía, en el que convoca la sesión del pleno para la constitución del Ayuntamiento. Convocatoria con el texto oficial: lugar, dia, hora, orden del día y nombre de los concejales a los que va dirigido. Diligencia del secretario del Ayuntamiento en la que se confirma la entrega de las convocatorias a los concejales.

Acta de sesión de constitución. Oficio remitiendo copia del acta al gobierno civil o a la Comunidad Autónoma. Se pueden encontrar aparte. Hay que conservarlos y se ordenan cronológicamente. Lo importante es la elaboración de un índice de personas.

DOCUMENTOS DE RÉGIMEN INTERIOR. Son los que recogen las disposiciones relativas a la administración interna del concejo.

Libro de acuerdos o actas de pleno. Los Ayuntamientos comienzan a poner por escrito sus acuerdos a partir del siglo XIII. A partir del siglo XIV el Ayuntamiento se cierra y el poder se lleva por unos pocos. Los Secretarios tienen la obligación de realizar las actas. El escribano del concejo elabora el acta y es su responsable.

Hasta el siglo XVI no hay una normativa para el contenido del acta. El acuerdo en el que se fija como tienen que ser las actas del pleno son de 1697. Hay que poner todo lo que ocurra en las reuniones del pleno. Comienza con la fecha crónica (dia, mes, año y hora) y la tópica (lugar donde se celebra el acto). También se indica se la reunión es pública o secreta.

Después se dice la lista de los asistentes por grado de autoridad de mayor a menor, con nombre, apellidos y cargo de la persona. Las personas que debían asistir y no lo hacían se ponen en una lista de ausentes.

A continuación se indican los asuntos, discusiones y acuerdos a los que se llega. La ley obliga a que se exprese con detalle lo que ocurre.

Se hacia un borrador que pasaba a las autoridades que debían firmarlo porque sino no servía para nada.


Libro de actas. Es un instrumento público solemne. Ha de estar previamente foliado y encuadernado, con la rúbrica del Alcalde Presidente y el sello de la corporación. Debe iniciarse con una diligencia de apertura firmada por el Secretario, con el número de folios, y la fecha de iniciación de la primera transcripción de las actas de acuerdos. Los libros de actas se conservan cronológicamente. Es la serie fundamental porque es el índice de toda la política municipal.

Expediente de sesión. Se incoan para preparar los plenos. Se inicia con la convocatoria del pleno y el orden del dia. El texto completo de las propuestas y mociones que se van a presentar. Borrador del acta anterior. Documentos en los que se escusa la asistencia e informe de los puntos básicos a tratar.

Expedientes y libros de elecciones. A partir del siglo XIX los administra el Estado. Hasta el siglo XIX los eligen cuando quieren. Elegían cargos distintos. Actualmente únicamente el censo y los colegios electorales. Todo el proceso antiguo está reflejado en libro de actas. En las ciudades más grandes hay libros específicos de elecciones. También se recogen las impugnaciones a las elecciones. También aparecen expedientes de elecciones.

Ordenanzas y Reglamentos. Los ayuntamientos tienen la capacidad de organizarse y darse normas tanto para su organización interna como para la organización de la vida de la ciudad.

Ordenanza es una norma destinada a regular las actividades de la ciudad y Reglamento es una disposición que regula los servicios internos municipales.

Tanto unos como otros, son preceptos jurídicos establecidos por corporaciones de derecho público (el ayuntamiento) en el marco de la autonomía que les confiere la ley.

Básicamente las ordenanzas que se pueden encontrar son Ordenanzas Generales de los Ayuntamientos relativas a la carga y descarga en la vía pública, construcción de edificios, etc y hasta el siglo XX, hay una ordenanza general de policía urbana, que recogía cualquier actividad que tuviera que ver con la vida cotidiana de la ciudad.

Aparecía lo que se refiere a lo que ahora se llama protección civil, así como lo referente al orden público.

La capacidad de ordenarse asimismo de los ayuntamientos es muy antigua. Data del siglo XV. Al principio estaban separadas y no había ordenanzas generales. A partir del siglo XVI se empiezan a recoger las ordenanzas en libros. Además de las Ordenanzas Generales, existen otras especializadas.

Los Reglamentos son normas más modernas y especializadas. Regulan la forma de trabajar de los funcionarios y de las instituciones municipales. Prácticamente hay una por cada cuerpo municipal.

Las ordenanzas y reglamentos deben organizarse por series cronológicas, según se vayan aprobando por el pleno y de todas ellas deben de hacerse índices. Esto nos va a indicar como ha evolucionado el gobierno municipal.



Las ordenanzas a partir del siglo XX, no conservan solo el texto aprobado, sino también los expedientes de aprobación de la ordenanza, todos los informes pedidos a los técnicos sobre la materia de la que se trate, el borrador del reglamento u ordenanza, la aprobación inicial del texto, las alegaciones, la aprobación definitiva del texto que debe enviarse a la Comunidad Autónoma para su aprobación definitiva y publicación en el Boletín Oficial.

Elecciones de oficios. Pertenecen al Antiguo Régimen. Empiezan a aparecer como expedientes desde el siglo XVI hasta 1836.

El Pleno escoge toda una serie de funcionarios, personas que ejercerán una parte del gobierno de la ciudad. Durante el Antiguo Régimen el propio pleno organiza sus propias elecciones y generará toda una serie de documentos relacionada con la elección de algunos cargos.

En cada ayuntamiento el procedimiento es distinto y la documentación va a ser muy variada. En los sitios menos desarrollados las elecciones se reflejan en un acta dentro de los libros de actas. En sitios más complicados encontramos:

1) Libros de elecciones.
2) Expedientes de elecciones.

La documentación se ordena cronológicamente, pero para que se pueda explotar hay que extraer índices de cargos, añadiendo el tiempo por el que fueron elegidos.

Expedientes de Emblemas, Honores y Distinciones. Se empiezan a producir a partir del siglo XIX. Incluyen documentos sobre nombramientos de hijo predilecto, hermanamientos con otra ciudad, etc.

DOCUMENTOS DE RELACIÓN. Son aquellos que se crean para poner en contacto al gobierno municipal y a sus miembros con autoridades superiores, con sus propios oficiales o con sus vecinos, para solicitar ayudas o procurar la ejecución de acuerdos municipales.

Carta acordada del Concejo. Es un documento muy solemne que lleva la firma de todos los componentes y se usa para demandas y peticiones al rey, a otras autoridades o a otras ciudades. Suelen estar encabezadas por una invocación religiosa, la dirección. Se cierran con la fecha completa y la firma y rúbrica de los componentes del concejo más el escribano.

Memoriales. Instancias mucho más extensas en que le ayuntamiento hace una relación prolija del asunto que se trate. Normalmente también se pide algo.

Mandamientos. Son cortos pero decisivos. Suelen estar firmados por los regidores. Ordena algo a alguien. Suelen estar dirigidos a un inferior.

Cartas de poder. Documentos con los que el ayuntamiento nombra un representante suyo y le da permiso para actuar en su nombre con toda la autoridad que tiene el pleno.

Cartas de arrendamiento. Se redactan como cualquier particular. También hay cartas de censos, de rentas, etc.



El Corregidor

La cabeza de los ayuntamientos en principio siempre ha sido el Alcalde. En muchas ciudades estaba por encima el Corregidor, un representante de la Administración Central nombrado por el rey.

En principio los Corregidores y los Alcaldes tenían una función administrativa. Ejecutaban lo relativo a abastos, economía municipal. Hasta mitad del siglo XIX, tenían funciones judiciales.

NOMBRAMIENTO DEL CORREGIDOR. Poco a poco forman un expediente, compuestos por oficios del Consejo de Castilla, comunicando el nombramiento, copia certificada del acta de recepción del Corregidor, y a veces el original del nombramiento.

EXPEDIENTES DE TOMA DE POSESIÓN. Se generan a partir del siglo XVIII expedientes de nombramientos y concediendo licencia para ausentarse.

INFORMES Y MEMORIAS. Son obligatorios. Todos los años tienen que elaborarlos y enviarlos al Consejo de Castilla. El ayuntamiento conserva borradores o resúmenes. Tiene obligación de ver todos los pueblos de su jurisdicción.

VISITAS. Se trata de un acta notarial en la que se recogen los resultados del viaje que obligatoriamente tiene que hacer el Corregidor por su territorio.

MANDAMIENTOS Y ACTOS DE BUEN GOBIERNO. Emite Bandos comunicando las cosas a realizar y Edictos.

EXPEDIENTES JUDICIALES. Ejerce de juez de primera instancia. Se inician con una denuncia o un auto de oficio. Es un documento simple en el que la autoridad competente inicia un procedimiento. A estos documentos se les suman los autos judiciales, que son una serie de documentos judiciales en que se refleja como va el procedimiento judicial. La sentencia es el documento en el que el juez dirime el pleito. Es un documento con el nombre del juez, su firma, la fecha y la sentencia.

JUICIO DE RESIDENCIA. Se trata de un procedimiento para determinar hasta que punto el Corregidor ha cumplido o no con la ley. Esto es valorado por el juez de residencia que tiene el grado de corregidor. El juicio de residencia se inicia con un acta del ayuntamiento en el que este juez de residencia se presenta con los documentos que le acreditan como juez. Inmediatamente después procede a hacer un anuncio público, que es un bando, cuyo borrador se conserva en el expediente. El juez realiza un modelo de interrogatorio básico para que la gente lo rellene. Se reciben las demandas. Se hace un requerimiento a las personas que han hecho las demandas, se rellenan los interrogatorios y después se cierra el procedimiento con la sentencia. Si esta es condenatoria, se envía todo el expediente al Consejo de Castilla para que este decida.

El Alcalde

BANDOS. Constituyen la herramienta que permite al alcalde comunicarse con los ciudadanos o vecinos. También hay bandos que se limitan a comunicar proyectos o ideas del alcalde.

DECRETOS. Documento por el cuál el alcalde ordena algo. Pueden no publicarse y aparecer como documentos sueltos firmados por el alcalde de puño y letra y formando libros o libros de decreto de la alcaldía.

LIBROS DE RESOLUCIONES Y DECRETOS DE LA ALCALDÍA. El alcalde es juez hasta la segunda mitad del siglo XIX.

De esta función surgen los autos y procesos, pero todos de primera instancia, delitos de pequeña cuantía.

COMISIONES INFORMATIVAS Y ESPECIALES.

LAS ACTAS. La documentación de los órganos de gobierno es la más importante y se supone que se va a conservar en todos los ayuntamientos. Sin embargo, la única documentación que se va a conservar siempre son los libros de actas. Es la serie más completa y normalmente la que mejor se conserva.

La Secretaria General

Es el área que coordina todos los servicios municipales. Hasta el año 1978 las funciones de organización interna dependían del secretario general del ayuntamiento. Por eso las primeras series documentales que tienen que ver con la administración, son las que tienen que ver con esta figura.

Este cargo que ya está legislado en Las Partidas es el del escribano. Va a controlar lo que se refiere a la producción documental, asegurarse de la correcta producción de documentos y dar cuenta de las actividades del ayuntamiento.

Además su obligación es dictaminar sobre asuntos sobre los que se le pida opinión técnica. Haciendo esto produce unas series documentales que en muchos caso no se conservan o lo hacen dentro de otros expedientes.

CERTIFICACIONES. Deben ir firmadas por el secretario. Da fe sobre documentos que ya existen. El original de la certificación se da al que lo pide. Lo que se conserva en el ayuntamiento son las minutas. Pero suelen eliminarse debido a su corta vigencia administrativa.

MEMORIA ANUAL. Todos los años es obligatorio redactar una para los ayuntamientos de más de 8.000 habitantes según la legislación vigente. Esta memoria trata de los objetivos para el año siguiente, las estadísticas de los servicios, proyectos en fase de realización, estado económico general, estado de las propiedades municipales y si ha habido alguna alteración en ellas y si se han introducido cambios en la organización administrativa del ayuntamiento. Se conserva y además se imprime.

Muy pocas veces se encuentran sueltos los dictámenes de la secretaría. Un dictamen es un informe especializado que, debe tenerse en cuenta. Normalmente se encuentran dentro de los expedientes de los asuntos que tratan.


El Registro General

El secretario es el jefe de todos los registros municipales. En los ayuntamientos obligatoriamente tiene que haber un registro general, que controla todos los documentos que salen y entran de él. La ley ordena que nunca se saque un libro de registro del ayuntamiento. Es una documentación tan fundamental que si no se registra en él un documento, es como si no existiera.

Registros generales hay desde el siglo XIX. Las series documentales que generan son libros de entrada y libros de salida.

LIBROS DE ENTRADA. Contienen los siguientes datos:

1) Número correlativo que identifica el documento a registrar.
2) Fecha del documento completa (dia/mes/año).
3) Fecha de ingreso en el registro.
4) Procedencia del documento con indicación del responsable de su redacción y que lo suscribe.
5) Resumen del contenido.
6) Nombre completo de la dependencia a quien se va a dirigir.
7) Resolución del asunto con fecha y autoridad que lo ha dictado.
8) Observaciones.

LIBROS DE SALIDA. Contienen los mismos datos que el anterior, pero además se hace referencia al asiento de entrada.

Estos documentos deben conservarse siempre. Son de custodia definitiva. Su organización es sencilla: ordenación cronológica y por orden alfabético dentro del mismo año.

El mayor problema que se plantea en los libros de registro es redactar el extracto del documento. Normalmente debe usarse un tesauro.

Tienen un valor de carácter legal muy importante. Si un documento no está registrado, no tiene valor legal para el ayuntamiento.

El libro de registro es una radiografía de la actividad diaria del ayuntamiento, tanto o más que los libros de actas. Poseen un gran valor para conocer y divulgar la historia del municipio.

También hay registro especiales que han empezado a llevarse a partir de la nueva Ley de Régimen Local:

Registros de intereses. Aparecen relacionadas todas las autoridades municipales elegidas con la fecha de elección, toma de posesión y declaración jurada de su patrimonio y de que no hay ningún conflicto de intereses entre la actividad que desarrollan en el gobierno municipal y dicho patrimonio.

Registros de entidades vecinales. Aparecen en ellos el nombre de la entidad, la fecha de creación, los estatutos y un nombre y apellidos de las personas que las componen así como su sede física.


Personal

El personal municipal es aquel conjunto de personas que trabajan para ejecutar la política municipal en general. No tienen poder político.

En la época de los Reyes Católicos el personal tipo del ayuntamiento está formado por los procuradores y letrados, también por los médicos municipales o por los saludadores, así como por los relojeros.

A este personal se irán incorporando escribientes, alarifes, alguaciles. Todo este personal genera documentación.

EXPEDIENTE DE PERSONAL. Es la más antigua. Se reflejan las incidencias de la vida laboral durante el tiempo de prestación de los servicios de una persona al ayuntamiento. Estos expedientes comienzan a aparecer en el siglo XVI.

Los documentos básicos que podemos encontrar son:

1) Documento que acredita el deseo de una persona por entrar en la administración.
2) Documentos que acreditan lo escrito en la instancia: partida de nacimiento, antecedentes penales, certificado de buena conducta, de estudio, títulos académicos, certificado de la oficina de empleo, etc.
3) Documento que acredita el ingreso de la persona en el ayuntamiento.
4) El título de funcionario.
5) Ascensos o cambios de escalafón.
6) Variaciones en nómina.
7) Partes de permisos.
8) Citaciones y sanciones.
9) Variaciones en el status personal.
10) Enfermedad y accidentes.
11) Felicitaciones.

Estos expedientes son de custodia definitiva y su ordenación normal es alfabética por apellidos, aunque puede haber otras alternativas dependiendo del ayuntamiento o empresa.

La instalación suele ser siempre en armarios de carpetas suspendidas. Los expedientes de personal pierden su vigencia administrativa cuando la persona deja de tener relación con el empleador. Son de conservación definitiva.


EXPEDIENTES DE INGRESO EN LA FUNCIÓN PÚBLICA. Contienen:

1) Propuesta de la autoridad.
2) Acuerdo de la comisión permanente aceptando la propuesta.
3) Copia de las bases y programa de la oposición.
4) Instancias de las personas que deciden presentarse junto con la documentación que se pide.
5) Borrador del anuncio de las convocatorias de pruebas de examen.
6) Borradores de las citaciones a los miembros del tribunal.
7) Exámenes.
8) Acta del tribunal calificador.
9) Lista de los aprobados.

LA PLANTILLA. Son la relación de plazas que el ayuntamiento posee para personal funcionario y laboral fijo en un año. El expediente está compuesto por:

1) Solicitud del informe.
2) Informes enviados.
3) Dictamen de la comisión encargada de la verificación de la plantilla.
4) Se aprueba por acuerdo del pleno.

Hay que elaborarlos cada año. Su vigencia administrativa es corta. Dura hasta que se aprueba el siguiente. Su organización es cronológica.

EXPEDIENTES DISCIPLINARIOS. Es el expediente por el que se sanciona al personal funcionario por la comisión de una falta leve, grave o muy grave. Se inicia con una propuesta y continua con un decreto del alcalde para iniciar la incoación del expediente. En este decreto se nombra el inspector y el secretario del tribunal.

Además se encuentran notificaciones que van a tener la forma de oficios. Estos van dirigidos al instructor y el secretario y a la persona a la que se incoa el expediente.

Después aparecen las declaraciones del interesado y también unos informes del instructor en los que se recogen las pruebas que aclaran el asunto y que sirven para elaborar el pliego de cargos.

También aparece un oficio notificando este pliego al inculpado. Le sigue el pliego de descargos y después la propuesta de resolución que también se suele notificar al interesado.

Se aceptan sus alegaciones y de acuerdo con ellas se produce el decreto del alcalde imponiendo la sanción o dejando en suspenso el procedimiento. Esto también se notifica a la persona expedientada.

Se ordena cronológicamente. Todos los expedientes van ordenados por números. Son de custodia definitiva. Se elaboran índices de personas y de faltas de tal manera que se puedan recuperar inmediatamente.

Servicios Jurídicos

Se encarga de la documentación generada por el ayuntamiento como sujeto de la justicia. Reciben mucha documentación relacionada con los recursos.

CONTRATACIÓN. Contratos que la administración firma para conseguir objetos y servicios. Son importantes porque todo lo que se compra en el ayuntamiento y la mayoría de las obras municipales se hacen a través de la contratación. Data del siglo XV. Se inician con las propuestas de gastos y orden de un político.

Las características básicas son:

1) Pliego de condiciones en el que se fijan las condiciones técnicas y administrativas.

a) Relación de la empresa con el ayuntamiento.
b) Condiciones técnicas.

2) Propuestas que se ofrecen al ayuntamiento.
3) Adjudicación.

Son de custodia definitiva, pero se suelen expurgar las propuestas no admitidas. Se ordena cronológicamente y dentro de ella por asuntos.

EXPEDIENTES DE RECURSO CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVO.

EXPEDIENTES DE RECLAMACIÓN ECONÓMICA-ADMINISTRATIVA.

EXPEDIENTES DE COMPRA.

LIBRO REGISTRO DE PLICAS. Se registran los concursos que se hacen para contratar una obra. También se registran las actas de aperturas de plicas. Se ordenan cronológicamente. También se organizan por tipos de contrato. Hay que disponer de un tesauro para mantenerlas normalizadas.

Obras y Urbanismo

Son las series documentales que produce el control del medio físico y organizarlo sobre donde está asentado. Son las calles, caminos, etc. Para garantizarlo se generan series que son el 50% de la documentación del archivo. También son las más consultadas.

Los ayudantes tienen obligación de:

1) Construir y planear las calles y plazas.
2) Construir y mantener edificios públicos.
3) Construir y mantener redes de abastecimiento de gas, agua, electricidad....
4) Controlar la calidad y cantidad de edificaciones privadas.

Las primeras normas de urbanismo están en las Partidas de Alfonso X el Sabio. Se obliga al ayuntamiento a mantener las calles libres con la suficiente distancia entre las dos aceras para que pueda pasar un hombre a caballo con una lanza.

También contemplaba que si una casa estaba en ruina, se arreglara o se tirara. Impedía construir junto a la muralla y en una fosa.

Estas funciones se hacen más extremas con el tiempo. Cada exige y se les exige más. La autoridad por encima, pide cada vez más las cuentas. El ayuntamiento no es totalmente autónomo, ya que depende de la autoridad superior con la que en numerosas ocasiones tiene fricciones.

EXPEDIENTES DE PLANEAMIENTO. Son de muchas clases:

Planes generales. Expedientes que se tramitan para definir los elementos fundamentales de ordenación urbanística del territorio y para establecer el programa para su desarrollo y ejecución. Estudian:

1) Que se quiere hacer en un determinado territorio.
2) Las calles, plazas, etc.
3) Viviendas, número, como son.
4) Densidad de población.
5) Como se va a ir haciendo y cuando.
6) Quien interviene.
7) Que tipo de condiciones.

Los planes generales son más antiguos. Todas las ciudades de provincias cuentan con ellos. Es un trámite de aprobación bastante largo. Sus pasos son los siguientes:

1) Acuerdo de elaboración de un plan por el pleno para la realización de un nuevo barrio, calle, etc. Se da la imagen de cómo va a ser la nueva ciudad con la densidad de población, las alturas, la distribución de las calles, los servicios, etc. Finalmente se aprueba iniciar el plan por el pleno.

2) Redacción de un anteproyecto del plan.

3) Enviar el anteproyecto a diversos equipos técnicos para que lo evalúen y den su informe.

4) Una vez recibidos los informes se revisa el anteproyecto y se ofrece como información pública. Se publica para que se puedan recibir sugerencias, alegaciones o reclamaciones.

5) Se reciben las alegaciones, sugerencias y reclamaciones.

6) Aprobación por el pleno.

7) Se remite a la autoridad superior, que es la Comunidad Autónoma.

8) Aprobación de la Comunidad Autónoma y redacción de los cambios necesarios.

9) Se aprueba el plan por el pleno del ayuntamiento.

Este trámite dura una media de dos años. La documentación que encontramos básicamente en ellos es:

1) Acuerdos del pleno.
2) Proyectos y anteproyectos.
3) Informes técnicos.
4) Sugerencias y alegaciones.
5) Plan definitivo con la aprobación de la Comunidad Autónoma.

Cuando no había Comunidad Autónoma, se mandaba a la Diputación Provincial o al Corregidor. Durante el Régimen Antiguo no se hicieron planes generales de tan gran magnitud.

Se realizan más o menos uno cada diez años. Se ordenan cronológicamente y se hacen índices geográficos de las zonas afectadas y de técnicos que intervienen en la elaboración del plan.

Planes parciales. Llamados también estudios de detalle o iniciativas de detalle. Tienen el mismo trámite que los planes generales pero abarcando zonas mucho más pequeñas.

Los expedientes de obras, reflejan las obras privadas. Tenemos:

1) MUNICIPALES. Se incoan cuando se hace un edificio municipal como el propio ayuntamiento, casas de cultura, centros deportivos, museos, mataderos, etc. Son mucho menos completos porque el ayuntamiento pone menos cuidado en las construcciones de sus edificios. Hay menos control sobre sus propios arquitectos. Cada obra tiene su propio expediente con la memoria técnica y el plano.

2) PRIVADOS. Cualquier persona o institución que quiera edificar en la ciudad tiene que recabar permiso del ayuntamiento. Las series que encontramos son:

EXPEDIENTES DE OBRA MAYOR. Se tramitan para pedir licencia para la construcción de un edificio nuevo, ampliación o modificación de una obra ya existente, demoliciones y urbanizaciones privadas. El trámite a seguir es el siguiente:

1) Instancia solicitando la licencia.
2) Documentos técnicos sobre la obra a realizar.
3) Informes técnicos sobre el proyecto.
4) Aprobación y concesión de la licencia por parte del pleno.

Esta documentación está ordenada cronológicamente y alfabéticamente por calles. Hay que realizar índices de arquitectos, solicitantes, calles y números, tipos de obra. A veces hay que describir con detalle el plano.

Son expedientes de custodia definitiva. No se expurgan. Su vigencia administrativa es mientras el edificio está en pie. Tienen también valor histórico.

EXPEDIENTES DE OBRA MENOR. Se piden para realizar reformas de elementos de un edificio ya construido pero solo para alicatar, pintar, cambiar ventanas. Nada que modifique la estructura del edificio. También se llama acto comunicado. No es necesario un proyecto, sólo la instancia de solicitud, un croquis a mano alzada y la licencia. Se hace para que no se hagan obras que puedan hacer que se derrumbe un edificio.

Se ordenan cronológicamente por calles. No hay que elaborar índices tan detallados. Normalmente no se reclama. Se deben expurgar con el tiempo, porque su documentación también se encuentra. Si no se da licencia se puede reclamar.

EXPEDIENTES SANCIONADORES POR INFRACCIÓN URBANÍSTICA. Se incoan con motivo de una infracción. La documentación que encontramos es la siguiente:

1) Denuncia que eleva un policía, un inspector o un vecino.
2) Informe técnico para ver si la infracción es real o no.
3) Decreto de la alcaldía condenando a la persona a pagar la multa.
4) Pliego de descargo si no se paga la multa.
5) Identificación de la persona demandada.
6) Indicación de lo que ha ocurrido.
7) Alegaciones.
8) Decreto de la alcaldía contestando al pliego de descargo.
9) Decreto definitivo.
10) Carta de pago.

Se ordena cronológicamente. Se puede considerar la posibilidad del expurgo porque salvo en el caso de que la incoación del expediente de lugar a un cambio en el plan general, todo el resto de la información lo podemos conseguir en los registros.

INDUSTRIAS. Se utilizan para controlar la utilización del suelo urbano. Es una serie aparte que se incoa para conseguir permiso para ejercer una actividad económica dentro de un edificio en la ciudad. Se llaman también licencias de apertura. Estos expedientes son sencillos al principio, la documentación que tenían era instancia solicitando la licencia, pequeño informe y decreto de concesión.

Desde 1980 se incluye también el plano del local con las instalaciones eléctricas, agua, y si la industria es de las llamadas calificadas tienen que tener un informe técnico de los vecinos y la aprobación expresa de la Comunidad de Vecinos.

Se ordenan cronológicamente y luego alfabéticamente por calles. Se hacen índices de personas, lugares y tipos de actividad. Su custodia es definitiva.

Policía y Seguridad Ciudadana

INFORMES Y PARTES DE LA POLICÍA.

REGISTROS DE MILICIAS URBANAS.

PLANES DE PROTECCIÓN CIVIL.

Sanidad, Beneficencia y Asistencia Social

Desde muy temprano los ayuntamientos tienen un papel importante en el cuidado de la salud pública. Hasta el siglo XIX, la sanidad estaba en manos de particulares, fundaciones privadas de carácter religioso que gestionaba la atención hospitalaria.

El ayuntamiento tiene una parte importante de las instituciones. Gestiona los hospitales y medios de atención sanitaria. Siempre hay un personal sanitario pagado por el ayuntamiento a su cargo.

Hay dos tipos de documentación generada. Una de los centros y otra del personal. A partir del siglo XIX la sanidad privada se hace pública, ya que estas instituciones pasan a formar parte del estado y se gestionan a través de las diputaciones provinciales y los ayuntamientos. En las diputaciones encontramos documentación desde el siglo XVI.

En los libros de actas se recoge la política sanitaria. Se gestiona alrededor de la Junta de Sanidad Municipal, que no todos los ayuntamientos tienen.

INSTITUCIONES SANITARIAS. Los hospitales y las fundaciones funcionan autónomos en cuanto al ayuntamiento. Tienen un organigrama específico con sus propios órganos de gobierno, presupuestos y personal. Los documentos básicos generados son:

1) Gobierno.

a) Testamentos.
b) Privilegios. Reales Cédulas.
c) Bulas papales.

2) Administración.

a) Documentación de patrimonio.

· Censos.
· Escrituras de propiedad de inmuebles.
· Inventario de bienes.

b) Documentación de pacientes.

· Registros de entrada y salida.
· Registros de recetas.
· Inventario de botica.
· Registro de defunciones.

3) Hacienda.

a) Cuentas anuales.
b) Recibos.
c) Resúmenes de cuentas diarias.

En 1830 se crean las Casas de Socorro que siguen funcionando en la actualidad como centros de salud. Son centros de atención primaria. No generan mucha información porque no son autónomos. Dependen en cuanto a administración del ayuntamiento. No existen expedientes de personal y cuentas. Son importantes porque tienen una serie específica que son los libros de registro de atención sanitaria.

Otra institución en los grandes ayuntamientos es la del laboratorio municipal. Efectúa los análisis obligatorios para detectar el problema con el agua, los alimentos y ahora también el aire. Hacen informes que son documentos de custodia temporal porque normalmente se resume en la memoria anual del ayuntamiento. Los análisis que se piden al ayuntamiento se hacen sobre:

1) Animales y alimentos.
2) Condiciones higiénicas.
3) Alimentos.
4) Vacunaciones de rabia.
5) Autorizaciones para las matanzas domiciliarias.

INSPECCIÓN FARMACÉUTICA. Se gestiona en la concejalía de Sanidad. Es interesante, porque cada vez que se abría una nueva farmacia hasta hace 15 años había una inspección municipal en la que se levantaba un expediente en el que se incluía:

1) Copia certificada del título universitario del farmacéutico.
2) Plano a mano alzada del local.
3) Registro de todas las pócimas y medicinas de la botica.
4) Acta de la visita.

Este expediente es muy importante para la historia de la farmacia ya que con ellos se rastrean los específicos y la forma y tamaños de los locales. Ahora ya no se hace este procedimiento ya que sólo se necesita la licencia de apertura como de cualquier otro local.

EXPEDIENTES INFORMATIVOS. Es la solicitud de información de problemas sanitarios.

CEMENTERIO MUNICIPAL. Hasta el siglo XIX los cementerios eran privados. La administración no tenía nada que ver con el ayuntamiento. La primera regulación sobre cementerios se hace en el Código de las Siete Partidas, en el siglo XIII, de cómo había que enterrar a la gente.

Carlos III, en la Real Cédula de 3 de abril de 1787, legisla que los documentos deben construirse fuera de las poblaciones y se obliga a los propietarios a presentar planos de la construcción para ser aprobados por parte del corregidor.

En 1840 es obligatorio el registro de defunciones en el ayuntamiento, con lo que se empieza el control documentado de la población a partir del siglo XIX.

Desde finales del siglo XIX aparecen los primeros cementerios municipales en las capitales de provincia. Hasta ese momento no había documentación de los cementerios al no estar bajo la tutela del ayuntamiento. Se crean varias series documentales.

Libros registro de inhumación. Se hacen constar en asientos independientes:

1) Número de registro. Número de sepultura.
2) Fecha del enterramiento.
3) Nombre de difunto.
4) Nombre de la persona que paga la sepultura o del propietario.
5) Fecha de la defunción.
6) Tipo de sepultura: perpetúa o temporal.

Expedientes de inhumación. Hay poca documentación: Instancia de sepultura y copia de la documentación que acredita la posesión de la sepultura y el certificado de defunción. Es de muy poco interés pero son útiles porque cierta información que encontramos en estos expedientes nos sirven para encontrar información en el registro civil.

Libros registro de exhumación. Igual que el libro registro de inhumación.

Expedientes de exhumación. Recogen la siguiente documentación:

1) Permisos especiales de sanidad para poder exhumar.
2) Documentación:

a) Solicitud.
b) Fotocopia de los títulos de sepultura.
c) Fotocopia del DNI.
d) Partida de defunción.

Hasta el siglo XIX la documentación relacionada con los cementerios está en las parroquias porque eran estas las que se encargaban de los enterramientos.

FUNDACIONES PIADOSAS. A partir del siglo XVIII se crean los padrones sanitarios y asistencia. Son estudios de socorro y matrícula de sanidad. El 11 de mayo de 1783 con un auto acordado del rey se obliga a la constitución de juntas de caridad en todos los pueblos. El párroco es el presidente de estas juntas. El ayuntamiento vigila su constitución. La documentación acababa en el ayuntamiento. Los regidores estaban en las juntas. Se crea:

1) El socorro de los vecinos necesitados.

a) Enfermos.
b) Convalecientes.
c) Jornaleros sin trabajo.

2) Construir o redactar una matricula de vecindario en la que se indica el estado de materias de cada vecino. Al final es un padrón de pobreza. El estado social significa si son pecheros, cabezas de familia o viudas.

Junto a estos padrones de pobreza se redactan listas o estudios de socorro en los que aparecen todas las ayudas prestadas desde la junta correspondiente. Se crean actas de las juntas de caridad pero no son series completas porque no funcionan bien.

El problema de la organización es el acceso a los documentos, ya que son informes personales susceptibles del derecho a la intimidad de las personas. Es de acceso restringido hasta que pasen por lo menos 50 años.

En cuanto a lo organización no hay problema porque es cronológica, salvo los expedientes de visita de la farmacia que también se ordenan cronológicamente pero necesitan un índice auxiliar geográfico.

La custodia es definitiva salvo los expedientes de exhumación e inhumación porque si existen los libros registro se puede plantear el expurgo en los plazos entre 5 y 25 años.

Educación

Los ayuntamientos desde el siglo XIII intentan tener instituciones que se ocupan de la enseñanza sobre todo de las primeras letras.

En las Partidas se habla ya del estudio y de la situación de las escuelas. Todos los pueblos tienen que proporcionar lugar a los maestros de las artes.

En Madrid hay maestros de primeras letras desde el siglo XV. Había dos estudios, el de la Villa, al final de la Calle Mayor, que funciona hasta el siglo XVII y el de los Jesuitas, que estaba en el actual instituto San Isidro.

Es obligatorio a partir de 1806, por mandato del rey que haya una escuela en todas las capitales del reino y también escuelas de primeras letras en todos. También habla de la obligación de examinar a la gente que aspira a ser maestro. Se examinaba por libre.

El ayuntamiento pone escuela y maestro hasta que la enseñanza se hace una obligación para el estado con la aprobación de la ley Moyano en 1857. La educación está a cargo del estado que se encarga de los programas, paga a los maestros y sobre todo de la formación y control del personal de magisterio. Se convierten en funcionarios estatales.

Los ayuntamientos tienen muy pocas competencias con respecto a la educación. Las competencias que tienen los ayuntamientos son:

1) Aportar terrenos para los edificios.
2) Participar en la construcción.
3) Conservación y mantenimiento.

a) Limpieza.
b) Agua, luz, teléfono.
c) Material escolar.
d) Cesión de personal subalterno.
e) Viviendas de los maestros.
f) Vigilancia.
g) Elaboración de censos escolares.

ACTAS DE LAS JUNTAS ESCOLARES Y DE ENSEÑANZA PRIMARIA. Ocupa los siglos XIX y XX. Hay ayuntamientos que tienen documentación anterior.

EXPEDIENTES DE EXÁMENES DE MAESTROS. Desde la segunda mitad del siglo XVIII hasta mitad del siglo XIX. La documentación que tiene es Instancia de permiso para enseñar y acta en la que aparecen los exámenes a los que se somete el aspirante.

Oficio de nombramiento y toma de posesión y cese del maestro. Aunque no son funcionarios municipales, se guarda una copia en el ayuntamiento. No suele haber expedientes de personal.

EXPEDIENTES DE ACTIVIDADES ESCOLARES. No está regulado por ley, por lo que la documentación no es fija. El ayuntamiento inicia el procedimiento porque es el que está más cerca de las necesidades de los escolares. Hay informes y propuestas de la autoridad municipal al Ministerio de Educación. En el ayuntamiento está la copia y el oficio comunicando la resolución del Ministerio.

Inventario de muebles y bienes. Se hace anualmente.

Expediente de mantenimiento. Se incoa a petición de un maestro, a instancia de los padres del consejo escolar. Se les llama expedientes de enseñanza.

INFORME DE LAS ESCUELAS. Son obligatorios desde 1908. Duran muy poco porque se dejan de hacer en los años 30. Es un resumen de los trabajos escolares y los resultados de los exámenes. Gran parte de ellos están en los ayuntamientos.

Expedientes de celebración de exámenes públicos y distribución de premios y actividades culturales. Son muy interesantes y están compuestos de un informe de los maestros de lo que se quiere hacer, actividades que se han hecho, valoración final del maestro y el acta del acto.

REGISTRO DE ALUMNOS. Es lo que se conoce como los colegios de doctrina. Eran colegios totalmente gratuitos. Eran colegios para huérfanos de la ciudad. Se generan en muchos pueblos en el antiguo régimen. Es un colegio que tiene mucha documentación y realiza muchas actividades. Es una documentación con fondo específico, como el de los hospitales.

No hay problema con la organización. La custodia es temporal, ya que los expedientes de mantenimiento o asistencia tienen una vigencia administrativa muy corta salvo los expedientes de creación.

Cultura y Deportes

La cultura en los ayuntamientos genera desde muy temprano series en este campo. La mayor parte de las actividades están relacionadas con las fiestas patronales y con las grandes festividades religiosas. Esta documentación es my rica. Hay series documentales muy amplias y son muy importantes para conocer la historia.

Básicamente los ayuntamientos acceden a celebrar las fiestas. Se hacen por acuerdo municipal, Encontramos libros de acuerdos o libros de actas que son noticias sobre actividades culturales del ayuntamiento. En los ayuntamientos de primera categoría además hay expedientes de fiestas. Se generan para controlar todos los procedimientos administrativos que se ponen en movimiento para celebrar un acontecimiento cultural. Tiene los siguientes documentos:

1) Copia del acuerdo.
2) Programa oficial de las actividades.
3) Pliego de condiciones que deben cumplir los artistas.
4) Contratos con los artistas.
5) Acta de comisión de festejos.

Hay variantes según el tipo de fiesta:

1) Celebraciones religiosas.

a) Fiestas patronales en nombre del santo o santa del municipio.

· Noticias sobre la celebración de ceremonias religiosas.
· Los adornos de la iglesia.
· El sermón o la música.

b) La fiesta del Corpus Christi.

2) Celebraciones profanas.

a) Todo lo que se refiere a la familia real.
b) Fiestas en honor de un representante de la nobleza extranjera.
c) Funerales reales.
d) Fiestas especiales para la proclamación de la paz tras una guerra.

EXPEDIENTES DE FIESTAS. EL TEATRO. Vamos a encontrar contratos de compañías, mantenimiento de edificios y va a haber expedientes relacionados con pequeñas obras y con gastos de limpieza e iluminación.

Encontramos libros registro de representaciones en los que aparece día a día el nombre de las obras representadas y lo que se ha recaudado por tipos de localidades. El ayuntamiento elabora registros de la utilería teatral.

Otra documentación interesante es la correspondencia de los actores y actrices con el ayuntamiento pidiéndole dinero, quejándose, proponiendo representar ciertas obras.

Los temas que podemos encontrar en los expedientes de fiestas son muy amplios a la hora de inventariarlos. Hay que hacer índices especiales, de actores, de fiestas... y la descripción es bastante compleja.

Son expedientes de custodia definitiva y son expedientes que ahora mismo se hacen muy mal o no se hacen.

Estadística

PADRONES. Todos los ayuntamientos los tienen, al igual que cualquier empresa, pública o privada, que se dedica a contabilizar sus funciones numéricamente.

En el ayuntamiento esta documentación está muy relacionada con la población, porque lo que más interesa es controlar a la vecindad. Aparecen por primera vez en el siglo XVI y eran unas listas, registros redactados de una forma muy sencilla: Nombre y Condición Social.

Estaba organizado por parroquias. Los primeros padrones se hacen por la función de separar y tener listas registros de quienes son hidalgos y quienes son pecheros. Tenían condiciones fiscales y electorales. Con ellos se sabía:

1) Quien paga o no.
2) Quien puede elegir o no.
3) Quien puede ser elegido o no.

No da muchos datos. No tiene orden alfabético al principio. El control como tal de la población se hace a partir del siglo XIX.

Con la Real Orden del 14 de marzo de 1857 se hace obligatorio para todos los ayuntamientos los padrones y se empieza a hacer el Registro Civil. Era obligatorio para todos los ayuntamientos empadronar a todos sus habitantes para que fueran la base del gran censo nacional que iba a servir al estado para hacer estadísticas nacionales.

Antes del siglo XIX se hacen tres catastros o padrones nacionales, pero no se hacían periódicamente.

El padrón se ha ido produciendo a lo largo de 150 años y se define como el conjunto de hojas de inscripción padronal ordenados y numerados correlativamente por distrito, secciones, manzanas, calle, edificios y viviendas.

Se habla de un conjunto de hojas porque no es un libro, sino que se encuadernan las propias hojas originales que se entregan en las viviendas para la cumplimentación de los datos. Los datos que encontramos en estas series son:

1) Distrito.
2) Barrio.
3) Calle, plaza....
4) Número.
5) Hogar.

a) Escalera.
b) Piso.
c) Letra.

6) Año de padrón.

En cada unidad padronal, en cada hogar se harán las siguientes preguntas:

1) Nombre y apellidos de cada una de las personas que habiten allí, con la relación parental dentro de la casa.

a) Cabeza de familia.
b) Esposa.
c) Hijos.
d) Padres.
e) Abuelos.
f) Nietos.
g) Criados.
h) Realquilados o inquilinos.

2) Lugar de nacimiento.
3) Fecha de nacimiento.
4) Ocupación.

a) Estudiante.
b) Trabajador.
c) Ama de casa.
d) Jubilado.
e) Parado.

5) Nivel de formación.

a) Sin estudios.
b) Estudios primarios.
c) Estudios secundarios.
d) Universitarios.

6) Lo que gana anualmente.
7) Condiciones en cuanto al ayuntamiento.

a) Vecino.
b) Transeúnte.

Estas hojas se van encuadernando siguiendo el orden geográfico. Para encontrar una persona hay que saber donde vive.

Se ordenan geográficamente y por años. La organización de la información en los padrones es básica. Si se pierde esta organización, se pierde la información.

Los datos son de carácter personal y se escriben bajo la condición de que no sean consultados salvo que se cumpla la normativa vigente:

1) Permiso de la persona interesada.
2) 50 años de su redacción.
3) 25 años de su muerte.

Los padrones son un elemento obligatorio clave para la política municipal. A partir de los padrones se hace:

1) La planificación urbanística.
2) La base de dos series fundamentales:

a) Las quintas.
b) Censo electoral.

3) Elaboración de censos y matrículas fiscales.
4) Historia de la ciudad.
5) Herramienta básica para la genealogía.
6) Búsquedas en el registro civil.

El registro civil en los ayuntamientos

Los ayuntamientos son los que los elaboraban al principio. Los registros son de nacimiento, matrimonio y defunciones. Los libros de registro guardados en los ayuntamientos son los de:

NACIMIENTO. Los datos básicos son los siguientes:

1) Nombre del nacido.
2) Fecha y hora de nacimiento.
3) Legitimidad o ilegitimidad del nacido.
4) Nombre y apellidos del padre, madre y abuelos.
5) Vecindad.
6) Empleo del padre.
7) Fecha de nacimiento de los padres.

DEFUNCIÓN. Los datos básicos son los siguientes:

1) Nombre y apellidos del fallecido.
2) Fecha de la defunción.
3) Lugar de la defunción.
4) Causa de la muerte.
5) Si ha dejado testamento o no y el nombre del notario.
6) Lugar del enterramiento.

MATRIMONIO. Los datos básicos son los siguientes:

1) Nombre, apellidos y naturaleza de los contrayentes.
2) Fecha de nacimiento de ambos.
3) Lugar de nacimiento de ambos.
4) Estado civil.
5) Vecindad.
6) Nombre, apellidos y vecindad de los padrinos.

Los libros están ordenados primero por el tipo de serie y luego cronológicamente. Lo ideal es que se hagan índices, por lo menos de personas.

Las Quintas

El servicio militar obligatorio empezó ya en la Edad Media, ya que en las Cortes de Castilla, los reyes dicen que la ciudad tiene obligación de prestar servicio cuando se va a la guerra. Había hasta el siglo XVII una documentación relacionada con las quintas en los ayuntamientos:

1) EL ALARDE. Listas de personas que se apuntaban voluntariamente para ir a la guerra a cambio de abaratar los impuestos.

2) Lista de personas que iban obligatoriamente a la guerra pero a los que se les pagaba.

En el siglo XVIII se crea un procedimiento administrativo general que recoge y alista a los mozos de una forma normalizada por lo que todos los mayores de 21 años tenían la obligación de prestar el servicio militar obligatorio. Al principio fueron uno de cada cinco. En el siglo XIX, la milicia se convierte en universal para todos.

EXPEDIENTE PERSONAL DE QUINTAS. Es el expediente relativo a las operaciones de reclutamiento previo al Servicio Militar obligatorio. El expediente general tiene la siguiente documentación:

1) Relación de los varones que cuentan con edad de ser alistados.
2) Bando anunciando que se va a formar el alistamiento.
3) Relación provincial de los alistados que se hace público.
4) Notificaciones.
5) Relación definitiva.
6) Acta de revisión y cierre del alistamiento.
7) Acta de revisión de excluidos y prófugos.
8) Relaciones de mozos y clasificación.
9) Entrega de cartillas militares.

Se ordenan cronológicamente y es necesario hacer un índice auxiliar de personas porque en el expediente ya existe un listado de mozos.

Son fundamentales a la hora de hacer estudios demográficos y de geografía humana.

El acceso es restringido porque los datos que contempla son de carácter confidencial.

EXPEDIENTE DE ELECCIONES. EL CENSO ELECTORAL. Encontramos la siguiente documentación:

1) Convocatoria de la elección.
2) Constitución de la junta electoral.
3) Censo electoral.
4) Comunicaciones, correspondencia.....
5) Registro de las mesas electorales y sus componentes.

Intervención

PRESUPUESTO. Son una serie relativamente moderna porque hasta el siglo XIX no existen. Los tipos de presupuestos son:

1) Ordinarios.
2) Extraordinarios.
3) De inversiones.

Todos son un conjunto de documentos que reflejan los ingresos y gastos corrientes de un ayuntamiento siguen una clasificación económica.

Antes de elaborar el presupuesto, se elabora un anteproyecto en el que se incluyen todas las propiedades, gastos e ingresos de las dependencias.

Todas las oficinas mandan sus propuestas, elaboradas por un técnico de cada área, después el interventor, secretario, depositario o tesorero hacen otros informes. Una vez elaborado el anteproyecto, se publica en el boletín oficial de la provincia para que pueda haber alegaciones.

Se reciben las reclamaciones y alegaciones y una vez estudiadas se elabora el presupuesto definitivo y pasa a la aprobación de las autoridades superiores correspondientes.

Se ordenan cronológicamente. Su vigencia administrativa es de cinco años después de aprobado el presupuesto. Su custodia es definitiva.

LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. SERIES DOCUMENTALES.

Expedientes de mandamientos de ingresos. Conjunto de documentos mediante los cuales se realiza la entrada de fondos en el ayuntamiento. Son dos tipos de documentos independientes:

1) Es el documento en el que se ordena al tesorero se haga cargo de la cantidad que se quiere ingresar. Está firmado por el interventor. Se llaman cargos. Los datos que encontramos son:

a) Nombre de la persona que paga.
b) Motivo por el que paga.
c) Número de partida en el que se imputa.
d) Número de mandamiento.
e) Recibí, firma del tesorero y fecha de ingreso.

2) Carta de pago: documento en el que se consigna el ingreso que se ha hecho y aparece la firma del tesorero y de la persona que paga.

Expedientes de mandamientos de pagos. Es el conjunto de documentos mediante los cuales se realizan las salidas de fondos que deben estar consignadas en los presupuestos correspondientes. No se puede pagar nada que no esté presupuestado. Los documentos que encontramos son:

1) Mandamiento de pago.

a) Encabezamiento.
b) Año del presupuesto.
c) Tipo de presupuesto.
d) Número de los libros en los que están consignados los pagos.
e) Texto del mandato de pago.

2) Justificante de pago.

a) Facturas originales.
b) Informes de visitas y comisiones con itinerarios.
c) Certificado del técnico municipal.

Expedientes de modificaciones de crédito. Hay de muchas clases. Se incoan para acomodar el presupuesto a los gastos reales cuando estos no estaban previstos en los presupuestos ordinarios. Estos expedientes suelen contener:

1) Propuesta de modificación.
2) Decreto de la alcaldía ordenando la instrucción del expediente.
3) Informe del interventor sobre la posibilidad legal o económica de hacerlo.
4) Dictámenes de la comisión de hacienda.
5) Acuerdo del pleno.

LAS CUENTAS. Serie documental que cierra los gastos e ingresos. Es un conjunto de documentos redactados para el conocimiento, examen y fiscalización de la gestión económica. En ellos tiene que estar con detalle las incidencias ocurridas en la ejecución del presupuesto.

Se incluyen cosidos los documentos que acreditan los gastos e ingresos en algunas ocasiones.

Las cuentas acaban siempre con una diligencia de aprobación de cuentas por parte del corregidor, contadores y pleno y las aprueba.

LIBROS ECONÓMICOS DE INTERVENCIÓN. Para controlar los gastos e ingresos desde el siglo XIX se emplean unas series complementarias que son los libros de contabilidad. Los libros de contabilidad son:

LIBROS DIARIOS:

1) Libro diario de intervención de ingresos. En este libro diario se anotan todos los mandamientos de ingresos por orden cronológico. Funciona como un libro registro. Los datos básicos que tenemos son:

a) Número de asiento.
b) Número de orden de ingreso.
c) Número de expedición del mandamiento de ingreso.
d) Capítulo, artículo, concepto y partida que se imputa al mandamiento.
e) Explicaciones de ingreso.
f) A quien va dirigido ese ingreso.
g) Observaciones.

Es de custodia definitiva. Con él se puede controlar si la persona ya ha pagado. El orden es cronológico y sin índices.

2) Libro diario de intervención de gastos. Libro en el que se registra en orden cronológico todos los pagos. Los datos que aparecen en el libro son idénticos a los del libro diario de intervención de ingresos.

LIBRO MAYOR. Recoge todos los gastos e ingresos ordenados por capítulos, artículos, conceptos y partidas y cronológico. Es un resumen de todo.

LIBRO DE RENTAS Y EXENCIONES. En él se consignan todos los ingresos por conceptos, por tipo de rentas. Para calcular si lo que se proyectó en el presupuesto se recauda.

Financiación

EXPEDIENTES FISCALES. Ingresos fundamentales:

1) Bienes propios.
2) Tributos.

Los documentos que encontramos son:

1) Títulos de propiedad.

a) Carta de compra.
b) Carta de venta.
c) Privilegios reales.
d) Concesiones.
e) Donaciones.

2) Expedientes de arrendamiento de bienes.

a) Acuerdo del ayuntamiento de que se va a arrendar un determinado bien.
b) Instancia de los particulares presentando sus condiciones.
c) Pliego de condiciones.
d) Recepción de propuestas.
e) Adjudicación.

3) Matrículas y padrones fiscales.
4) Expedientes de infracción de tributos.

a) Denuncia.
b) Nombre de las personas que van a instruir el caso.
c) Notificación.
d) Alegaciones.
e) Dictamen.
f) Carta de pago.

5) Expedientes de impuestos.

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